Mantén tú despacho seguro: 5 prácticas básicas de ciberseguridad para abogados

SEO Rocket Lawyer en Tecnología Jun 18 / hace 3 meses

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Introducción

¿Eres un abogado preocupado por mantener la información de tus clientes segura en un mundo digital cada vez más conectado? Entonces estás en el lugar correcto. La seguridad en internet es un tema que puede sonar complicado, especialmente si no te consideras un experto en tecnología. Pero no te preocupes, proteger tu despacho las amenazas cibernéticas no tiene que ser una tarea imposible.

Hoy en día, estamos conectados a internet más que nunca. Desde el correo electrónico hasta el software de gestión de casos, y los documentos de los clientes, gran parte de nuestro trabajo diario se realiza en línea. Si bien la tecnología ha mejorado la eficiencia y la comunicación en nuestro trabajo, también ha creado nuevos riesgos para los que debemos estar preparados.

El robo de datos, el phishing y otros ciberataques son amenazas reales y pueden tener graves repercusiones para tú despacho y tus clientes. Pero aquí viene la buena noticia: con un poco de conocimiento y algunas prácticas fundamentales, puedes proteger tu despacho contra la mayoría de las amenazas cibernéticas. 

En este artículo, te guiaremos a través de cinco prácticas esenciales de ciberseguridad que todos los abogados deberían implementar en su despacho. No importa cuán grande o pequeño sea tu despacho, ni cuánto sepas sobre tecnología, estas recomendaciones son sencillas, directas y harán una gran diferencia en la protección de tu información y la de tus clientes.

5 medidas Básicas para proteger tú despacho de abogados

1. Usa contraseñas fuertes y la autenticación de dos factores: Te recomendamos que siempre utilices contraseñas fuertes y únicas. Adicionalmente, la autenticación de dos factores agrega una capa adicional de seguridad al requerir un segundo método de verificación.
2. Formación en concienciación sobre ciberseguridad: La formación puede ayudar a tú equipo a identificar el phishing y a entender la importancia de mantener segura la información del cliente. En esta formación también puedes enseñarles cómo manejar y proteger adecuadamente los dispositivos y sistemas utilizados en el trabajo.
3. Mantener el software y los sistemas actualizados: Los sistemas, programas y dispositivos que se utilices deben estar siempre actualizados. Las actualizaciones a menudo incluyen parches de seguridad lo que te protegerá de las vulnerabilidades conocidas
4. Usar una red privada virtual (VPN): Una VPN puede proporcionar una conexión segura a Internet, especialmente cuando se accede a la red en ubicaciones públicas o no seguras. Esto puede sernos de gran ayuda a los abogados que a menudo necesitamos trabajar fuera de la oficina.
5. Adoptar una política de respaldo y recuperación de datos: En caso de un incidente de seguridad, es importante poder recuperar la información lo más rápido posible. Por lo que te recomiendo realizar copias de seguridad regularmente y tener un plan de recuperación por si se diera una de pérdida de datos.

Estas prácticas pueden ayudarte como abogado, gestor, o graduado social a proteger la información confidencial de tus clientes y a mantener la integridad de tus operaciones en la era digital.

Uso de contraseñas fuertes y autenticación de dos factores

Uno de los primeros pasos para mantener segura tu información y la de tus clientes es garantizar que todas las cuentas y sistemas que utilizas tengan contraseñas fuertes y únicas. Entonces, ¿Qué hace que una contraseña sea fuerte y cómo puedes configurarla?

Una contraseña fuerte generalmente tiene al menos 12 caracteres e incluye una mezcla de letras mayúsculas y minúsculas, números y símbolos especiales. Deberías evitar cosas obvias como 'menganito123', tu fecha de nacimiento o el nombre de tu mascota, ya que los ciberdelincuentes suelen probar estas combinaciones en primer lugar.

Para comprobar la fuerza de tus contraseñas puedes usar nuestra herramienta para comprobar la seguridad de una contraseña o si lo prefieres puedes generar tus contraseñas utilizando esta otra herramienta de generación de contraseñas.

Para recordar todas estas contraseñas, únicas y complicadas, aunque a mí me gusta más el papel (lo cual también entraña sus riesgos) puedes utilizar un gestor de contraseñas. Estas son aplicaciones seguras que almacenan todas tus contraseñas en un solo lugar, y solo necesitas recordar una contraseña maestra para acceder a todas las demás.

Ahora, hablemos de la autenticación de dos factores, también conocida como verificación en dos pasos. Este es un segundo nivel de seguridad que puedes agregar a tus cuentas. Después de ingresar tu contraseña, se te pedirá que proporciones otra forma de identificación. Esto podría ser un código que se te envía por mensaje de texto o una aplicación de autenticación en tu teléfono que genera códigos únicos.

La mayoría de los servicios en línea ahora ofrecen la opción de activar la autenticación de dos factores en la configuración de seguridad de tu cuenta. Es una buena idea activarla siempre que sea posible, ya que añade una capa extra de seguridad.

Estos dos pasos: contraseñas fuertes y autenticación de dos factores, pueden parecer pequeños, pero son increíblemente efectivos para mantener seguros tus sistemas y cuentas. Por tanto, merece la pena tomarse el tiempo para implementarlos en tu despacho.

Para esto dependiendo de la cuenta yo suelo utilizar Authenticator de Google o Authenticator de Microsoft, sus características varían, pero cualquier de ellos te valdrá para añadir 2FA, si quieres puedes probar creándote una cuenta en nuestra web, y activando la autentificación de 2 factores.

Entrenamiento en concienciación sobre ciberseguridad

La ciberseguridad no es solo un problema de tecnología, sino principalmente de comportamiento humano. Incluso con los sistemas y contraseñas más seguras, si tú equipo no está informado sobre las amenazas en línea y cómo prevenirlas, la seguridad de tú despacho puede verse comprometida.

La capacitación sobre ciberseguridad es esencial para ayudar a tu equipo a entender y reconocer las tácticas comunes más comunes empleadas por la ciberdelincuencia, como los ataques de phishing. Un ataque de phishing es un intento de engañar a alguien para que revele información sensible, como contraseñas o detalles de tarjetas de crédito, a menudo a través de un correo electrónico o incluso una llamada de teléfono que tienen la apariencia de ser legítimas.

Por tanto, es crucial que todos en tu despacho sepan cómo identificar correos electrónicos sospechosos. Algunas señales que debes tener en cuenta incluyen: mala gramática o errores ortográficos, remitentes desconocidos o correos electrónicos que solicitan acciones urgentes. A Este respecto es muy importante comprobar quien envía realmente el correo, pasando el cursor por el nombre y sin hacer clic te resaltará la dirección de correo, comprueba que sea correcta y no se este suplantando la identidad de un cliente, compañero, o proveedor.

Además de identificar amenazas, la formación debe abordar también las mejores prácticas para trabajar y proteger los dispositivos y sistemas utilizados en el trabajo. Esto puede incluir: bloquear los ordenadores cuando se dejan sin supervisión, no descargar archivos o aplicaciones de fuentes desconocidas, no hacer clic en enlaces sospechosos y asegurarse de que los dispositivos estén siempre actualizados con el último software de seguridad.

Puede ser útil realizar este tipo de formación de forma regular, al menos una vez al año, para mantener a todos al día sobre las últimas amenazas y prácticas recomendadas. También hay muchos recursos en línea y consultores de ciberseguridad que pueden ayudar a capacitar a los miembros de tu despacho.

Al final, el objetivo de esta formación es crear una cultura de ciberseguridad en tu despacho, donde todos entiendan la importancia de mantener segura la información del cliente y estén equipados con el conocimiento para poder ponerlo en práctica.

A este respecto puedes encontrar materiales e información de utilidad en la web del Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE)  
 

Mantener el software y los sistemas actualizados

Uno de los aspectos más sencillos, pero a menudo pasados por alto, de la ciberseguridad es mantener actualizados tus programas y sistemas. ¿Por qué es esto tan importante? Veamos un ejemplo sencillo. Imagina que tienes una casa con varias puertas y ventanas. Ahora, imagina que descubres que una de las ventanas tiene una cerradura defectuosa que puede ser fácilmente abierta por los ladrones. Una actualización del software es como arreglar esa cerradura defectuosa para asegurarte de que los ladrones no puedan entrar.

Las actualizaciones del software a menudo incluyen lo que se llama "parches de seguridad". Estos parches son como reparaciones que los desarrolladores de software hacen para cubrir las "grietas" o vulnerabilidades que se han descubierto en su software. Si no actualizas tu software, estas "grietas" permanecen abiertas para que los ciberdelincuentes las exploten.

Entonces, ¿Cómo puedes mantener tus sistemas y software actualizados? Aquí te dejo algunos consejos:

1. Habilita las actualizaciones automáticas: La mayoría de los sistemas operativos y aplicaciones ofrecen la opción de actualizaciones automáticas. Asegúrate de que esta opción está habilitada para que las actualizaciones se instalen tan pronto como estén disponibles, siempre que no uses ese equipo para conectar con la administración pública, en ese caso realiza un control manual.
2. Revisa regularmente los dispositivos y aplicaciones: Algunas aplicaciones o dispositivos pueden requerir que revises manualmente si hay actualizaciones disponibles. Asegúrate de revisar estos regularmente.
3. No ignores las notificaciones de actualización: A veces puede ser tentador ignorar las notificaciones de actualización, especialmente cuando estás ocupado. Sin embargo, es importante tomar el tiempo para instalar estas actualizaciones tan pronto como puedas para mantener tu despacho seguro.  
   
   Recuerda, mantener tu software y sistemas actualizados es una de las formas más fáciles y efectivas de proteger tu despacho contra las amenazas cibernéticas. Ojo si trabajas con Lexnet en ese equipo, o con cualquier sede electrónica de la administración electrónica dónde incluso a fecha de hoy 18/06/2023 queda alguna sin SSL, y que suelen actualizarse a destiempo. Es mejor comprobar y realizar las actualizaciones manualmente, para asegurarte de que ninguna actualización te impida trabajar con la obsoleta tecnología de la administración pública. Si bien últimamente esto ha mejorado con un presupuesto de 100 euros al mes y un poco de formación puedes tener un funcionamiento mejor, y más seguro que muchas de nuestras administraciones.

Uso de una red privada virtual (VPN)

En el mundo digital actual, a veces necesitamos trabajar desde fuera de la oficina, ya sea en casa, en una cafetería o en un lugar público. Cuando hacemos esto, a menudo dependemos de redes Wi-Fi públicas o no seguras para acceder a internet. Aquí es donde el uso de una Red Privada Virtual, o VPN, puede ser de gran ayuda.

Una VPN es una tecnología que te permite crear una conexión segura a internet, sin importar dónde te encuentres. Cuando te conectas a internet a través de una VPN, toda tu actividad en línea se 'encripta', lo que significa que se vuelve prácticamente ilegible para cualquier persona que intenta interceptarla. Es como poner un túnel alrededor de tu conexión a internet que evita que los delincuentes cibernéticos, e incluso el proveedor de servicios de internet, vean qué estás haciendo en línea o roben tus datos.

Aquí hay algunos pasos para usar una VPN:

1. Elige un proveedor de servicios VPN: Hay muchas empresas que ofrecen servicios de VPN. Al elegir uno, es importante considerar factores como el precio, la velocidad de la conexión, la fiabilidad y, por supuesto, la seguridad. Algunos de los proveedores de VPN más conocidos y confiables incluyen ExpressVPN, NordVPN y CyberGhost.
2. Descarga e instala la aplicación VPN: Después de elegir un proveedor de VPN, tendrás que descargar e instalar su aplicación en tus dispositivos. La mayoría de las empresas de VPN ofrecen aplicaciones para una variedad de dispositivos, incluidos ordenadores, smartphones y tabletas.
3. Conéctate a la VPN: Una vez que hayas instalado la aplicación, simplemente tienes que abrirla y pulsar el botón 'conectar' para iniciar la VPN. A partir de ese momento, toda tu actividad en línea será segura y privada.
4. Desconéctate de la VPN cuando hayas terminado: Cuando hayas terminado de trabajar o de usar internet, puedes desconectarte de la VPN simplemente apagándola en la aplicación.  
    

Recordatorio: aunque una VPN protege tu conexión a internet, no es una solución de seguridad completa. Debes seguir utilizando contraseñas fuertes, mantener tus sistemas actualizados y seguir las demás prácticas de ciberseguridad que hemos discutido.

Al final, el uso de una VPN es una medida de seguridad importante y efectiva que puede proteger tu información y la de tus clientes cuando trabajas fuera de la oficina. 

Adoptar una política de respaldo y recuperación de datos

Incluso con todas las medidas de seguridad que hemos discutido hasta ahora, todavía existe la posibilidad de que se produzca un incidente de seguridad. Ya sea debido a un ataque, un error humano o un desastre natural, puedes encontrarte en una situación en la que pierdes acceso a tus datos. En esos casos, tener una política de respaldo y recuperación de datos es vital.

Entonces, ¿Qué es un respaldo de datos? Un respaldo es simplemente una copia de tus datos que se almacena en un lugar seguro. Si algo sucede a tus datos originales, puedes 'recuperar' la información a partir de estas copias de seguridad.

Aquí te dejo los pasos básicos para implementar una política de respaldo y recuperación de datos:  
 

1. Determina qué datos necesitan ser respaldados: No todos los datos son igualmente importantes. Identifica qué datos serían críticos para el funcionamiento de tu despacho si se perdieran y asegúrate de que estos se incluyan en tus copias de seguridad.
2. Selecciona una solución de respaldo: Hay muchas opciones para realizar copias de seguridad de tus datos, desde discos duros externos hasta servicios en la nube. Al seleccionar una solución, considera factores como el costo, la facilidad de uso, la frecuencia de las copias de seguridad y la seguridad.
3. Realiza copias de seguridad regularmente: La frecuencia con la que debes realizar copias de seguridad depende de cuánto cambien tus datos. Si estás constantemente agregando o modificando información, es posible que desees realizar copias de seguridad diarias. Si tus datos cambian con menos frecuencia, las copias de seguridad semanales o mensuales pueden ser suficientes.
4. Prueba la recuperación de tus copias de seguridad: No esperes hasta que ocurra un incidente para probar si puedes recuperar tus datos. Realiza pruebas regulares para asegurarte de que puedes recuperar tus datos de manera eficaz y eficiente.
5. Crea un plan de recuperación de desastres: Además de tener copias de seguridad de tus datos, también debes tener un plan sobre qué hacer en caso de un incidente de seguridad o pérdida de datos. Este plan debe detallar los pasos a seguir, quién es responsable de qué y cómo te comunicarás con tus clientes y otras partes interesadas.

Recuerda: tus copias de seguridad también deben ser seguras. Si estás utilizando una solución en la nube, asegúrate de que esté protegida con una contraseña fuerte y, si es posible, autenticación de dos factores. También es importante que compruebes la región en la que se guardan los datos, la transferencia de datos fuera de la Unión Europea tiene requisitos de seguridad y protección de datos adicionales.

Al final, la implementación de una política de respaldo y recuperación de datos puede tomar algún tiempo y esfuerzo, pero la paz mental que ofrece en caso de un incidente de seguridad bien vale la inversión.  
 

Para terminar

Hay muchas más medidas, que se pueden llevar a cabo a la hora de mejorar la seguridad de tú despacho, pero creo que estas medidas, están a alcance de todo el mundo, y son una manera sencilla de mejorar la seguridad y evitar riesgos. En futuros artículos ampliaremos información y hablaremos de otras medidas que puedes tomar para mejorar la seguridad informática en tú despacho de abogados. Si este artículo te ha sido de utilidad no dejes de compartirlo.